2017年自考《檔案管理學》章節(jié)復習：文件匯編
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一、種類
(一)發(fā)文匯編 —— 是將某單位發(fā)制的文件按字號或時間順序排列匯編成冊。
例：《廣州市食品公司文件匯編》
(1997 市食黨1-50號)
市食黨字[97] 1號
2號
3號
注意：不同發(fā)文字號的文件應分別編制匯編。
(二)專題文件匯編 —— 是將反映某一專題的文件匯編成冊。
例:《房改工作文件匯編》、《XX學校管理制度匯編》、《計劃生育文件匯編》、《公司合同匯編》、《招生工作文件匯編》、《人事工作文件匯編》
(三)收文匯編 —— 是將上級機關的普發(fā)性文件按一定的順序匯編成冊。
例：《市教育局文件匯編》(1996-1999)
二、匯編目錄及編號
1、匯編目錄——文書檔案卷內目錄
2、目錄夾
3、編號
參考資料
概念：是按照一定的題目，對有關檔案材料的內容進行研究、綜合、加工而成的，可供利用者直接閱讀使用的一種檔案編研材料。
全宗介紹
一、概念: 是以某一全宗為對象范圍，以文章敘述的形式對立檔單位及其檔案的內容和成分價值情況進行報導的一種參考資料。
二、編寫必要性
1、編制全宗指南是檔案館(室)的一項基礎業(yè)務建設;
2、編制全宗指南為利用者提供基本的查找線索;
3、編制全宗指南為編寫檔案館指南積累資料。
三、結構
1、封面：全宗指南名稱、全宗檔案起止時間、全宗號、編制者、編制時間
例：廣州市技術監(jiān)督局全宗指南(1984-1998)全宗號：175
綜合檔案室編
一九九八年六月十八日
2、正文：
A、立檔單位歷史沿革簡介：
a、全宗構成者名稱
b、時間
c、隸屬關系
d、領導人名錄：黨組織領導名錄;行政領導名錄
c、內部組織機構的設置及職能
f、其它
B、檔案情況簡介：
*數(shù)量
* 保管期限
*完整程度—歸檔率95%
*檔案價值
例：全宗內檔案記錄了本單位在各個歷史時期黨務、政務及其它活動的主要情況，
較全面地反映了本局履行工作職能的概況，政利用價值較高。
*鑒定情況
*檢索工具的編制情況
* 檔案利用情況
C、檔案內容與成分介紹：以文章敘述形式，按全宗內檔案的實際分類體系介紹。
例：(一)文書檔案
本全宗共有文書檔案--------卷，其中永久--------卷，長期---------卷，短期---------卷。按年代—問題(或年代—機構)組卷，主要內容有：
(二)基建檔案
本全宗共有基建檔案-------卷，全部永久保管，分基建項目和房屋產權兩類。主要內容有：
(三)設備檔案
本全宗共有設備檔案------卷，分辦公設備和交通設備兩大類，全部短期保存。
(四)會計檔案
本全宗共有會計檔案--------卷，其中永久-------卷，定期--------卷，分會計報表、賬簿、憑證、工資四大類。
(五)聲像檔案
本全宗共有聲像檔案-------卷， 分照片、錄音、錄像、光盤四大類，其中底片------張;照片------張;錄音帶-------盒;錄像帶-------盒;光盤------并;主要內容有：單位建設面貌、人物、會議、參觀視察、業(yè)務活動、文娛活動、榮譽等七大類。
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(六)人員檔案
本全宗共有人員檔案-------卷，分已故人員、非在職人員兩類，長期保管。
D、其它
a、 所采用的材料全部來源于本檔案室?guī)齑鏅n案;
b、合并單位檔案保存情況;
c、隸屬關系變化使檔案保存發(fā)生變化。
大事記
一、概念：是一種以時為經(jīng)、以事為緯，簡明地記載和反映一定范圍內各種重要史實的資料書和工具書。
二、特點：
*必須嚴格地按照時間順序記載有關歷史事實。
*使用編年記事體。編年記事體是一事一記，逐年、逐月、逐日以時間發(fā)生的時間先后為序記述，一日數(shù)事，則分條記述。
三、結構：
1、 題名。包括總標題，記述事件的起止時間，編者。
例如：《XX市文化局大事記》
X年X月-X年X月
XX市文化局檔案室編
2、目錄。
3、正文。大事記的主體部分，主要由大事時間和大事條目組成。其編寫要求詳后。
4、輔文：圖表、注釋、講話稿等
四、大事記正文的記述方法
1、大事時間：
(1)時間應標示準確、具體：對每件大事必須寫明年、月、日，有的甚至要準確到時、分、秒。
(2)按照時間順序記載有關歷史事實。
*持續(xù)兩天以上的事件，以起始日作為編排的標準;
*大事記內容只反映一個年度的，要按月、日的自然順序編排事件;
*反映若干年的，可每個年度分別記述，每年度設一個小標題，注明起止月，
*如果重要事件沒有時間或時間不夠準確，應先考證準確后，再按順序編排;如果無法考證的，可作如下處理，年代不詳者，排于本階段之末;月份不詳者，排于本年之末;日不詳者，排于本月之末。
2、大事條目—指大事記中編者對入選史實所作的記載和敘述，在形式上對每一件史實的記述都分別表現(xiàn)為一個個自然段。
(1)編寫原則—“一條一事”
注意：如果在同一時間下需要記述的事情不止一件，每一件都應單獨編寫一個條目，通常另起一段，也可在前面標上相應的符號以示區(qū)別。
例：廣州市檔案工作紀事
(4 ~ 6月)
四月
17日
*市規(guī)劃局省一級檔案綜合管理達標評審會……
*中國香港歷史檔案處朱福強等4人到市檔案館參觀…..
*佛山市……..
20日
(2)編寫方法
*按時間順序編排。
例： 年|月|日|
條目
六、選事原則與范圍
選事——是指選擇確定應予入記之事。
1、原則：大事要事必載，小事瑣事不取。
2、范圍
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